La naturaleza de la gestión

¿Qué se espera de un directivo?
Para que las organizaciones puedan afrontar con éxito estos retos, la dirección debe marcar el camino. Con una gestión eficaz, las empresas contemporáneas pueden lograr mucho para ser más competitivas en el entorno global. Por otro lado, una gestión ineficaz condena a la organización a la mediocridad y, en ocasiones, al fracaso absoluto. Por ello, pasamos ahora a analizar la naturaleza de la gestión. Sin embargo, queremos señalar que aunque nos centremos en los directivos, lo que debatimos también es relevante para las acciones de los no directivos. Sobre la base de este examen, deberíamos estar preparados para comenzar nuestro análisis de lo que los directivos pueden aprender de las ciencias del comportamiento para mejorar su eficacia en un entorno competitivo.

¿Qué es la gestión?
Hace muchos años, Mary Parker Follett definió la gestión como "el arte de conseguir que las cosas se hagan a través de las personas". Un directivo coordina y supervisa el trabajo de otros para lograr fines que no podría alcanzar solo. Hoy en día esta definición se ha ampliado. La gestión se define generalmente como el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los empleados en combinación con otros recursos para lograr los objetivos de la organización. En un sentido amplio, pues, la tarea de la dirección es facilitar la eficacia de la organización y la consecución de objetivos a largo plazo mediante la coordinación y la utilización eficiente de los recursos disponibles. Sobre la base de esta definición, está claro que los temas de la gestión eficaz de individuos, grupos o sistemas organizativos son relevantes para cualquier persona que deba trabajar con otros para lograr los objetivos de la organización.

Responsabilidades directivas
Una pregunta importante que se plantea a menudo sobre los directivos es ¿Qué responsabilidades tienen los directivos en las organizaciones? Según nuestra definición, los directivos se ocupan de planificar, organizar, dirigir y controlar. Los directivos han descrito sus responsabilidades, que pueden agruparse en nueve grandes tipos de actividades. Entre ellas figuran:

Planificación a largo plazo. Los directivos que ocupan puestos ejecutivos suelen participar en la planificación y el desarrollo estratégicos.
Controlar. Los directivos evalúan la asignación y el uso de los recursos humanos, financieros y materiales y adoptan medidas correctivas al respecto.
Supervisión de productos y servicios. Los directivos participan en la planificación, programación y supervisión del diseño, desarrollo, producción y entrega de los productos y servicios de la organización.
Como veremos, no todos los directivos realizan todas estas actividades. Más bien, los distintos directivos desempeñan diferentes funciones y asumen diferentes responsabilidades, dependiendo del lugar que ocupen en la jerarquía de la organización. Empezaremos examinando algunas de las variaciones del trabajo directivo.

Variaciones en el trabajo de dirección
Aunque cada directivo puede tener un conjunto diverso de responsabilidades, incluidas las mencionadas anteriormente, la cantidad de tiempo dedicado a cada actividad y la importancia de la misma variarán considerablemente. Las dos percepciones más destacadas de un directivo son (1) su nivel en la jerarquía de la organización y (2) el tipo de departamento o función del que es responsable. Analicemos brevemente cada una de ellas.

El gráfico 1.7 muestra las diferencias en las actividades de gestión por niveles jerárquicos. Los altos ejecutivos dedicarán más tiempo a cuestiones conceptuales, mientras que los directivos de primera línea concentrarán sus esfuerzos en cuestiones técnicas. Por ejemplo, los altos directivos valoran muy positivamente actividades como la planificación a largo plazo, el seguimiento de los indicadores de negocio, la coordinación y la consultoría interna. Por el contrario, los directivos de nivel inferior tienen una puntuación alta en supervisión porque su responsabilidad es realizar tareas a través de los empleados de base. Los mandos intermedios se sitúan cerca de la media en todas las actividades. Podemos distinguir tres tipos de competencias directivas:8

Aptitudes técnicas. Los directivos deben tener capacidad para utilizar las herramientas, procedimientos y técnicas de sus áreas especiales. Un contable debe tener conocimientos de principios contables, mientras que un director de producción debe conocer la gestión de operaciones. Estas habilidades son la mecánica del trabajo.
Capacidad para las relaciones humanas. Las habilidades de relaciones humanas implican la capacidad de trabajar con personas y comprender la motivación de los empleados y los procesos de grupo. Estas habilidades permiten al directivo implicarse con su grupo y liderarlo.
Habilidades conceptuales. Representan la capacidad del directivo para organizar y analizar la información con el fin de mejorar el rendimiento de la organización. Incluyen la capacidad de ver la organización como un todo y de comprender cómo encajan las distintas partes para funcionar como una unidad integrada. Estas habilidades son necesarias para coordinar con éxito los departamentos y divisiones de modo que toda la organización pueda tirar de la misma cuerda.
Como se muestra en la ilustración 1.7, en las distintas etapas de la jerarquía directiva se requieren diferentes niveles de estas competencias. Es decir, el éxito en puestos ejecutivos requiere muchas más habilidades conceptuales y menos uso de habilidades técnicas en la mayoría de las situaciones (aunque no en todas), mientras que los directivos de primera línea suelen requerir más habilidades técnicas y menos habilidades conceptuales. No obstante, hay que tener en cuenta que las aptitudes humanas siguen siendo importantes para el éxito en los tres niveles jerárquicos.

Gestión por departamento o función. Además del nivel en la jerarquía, las responsabilidades directivas también difieren con respecto al tipo de departamento o función. Se observan diferencias en los departamentos de control de calidad, fabricación, marketing, contabilidad y finanzas, y gestión de recursos humanos. Por ejemplo, los directivos del departamento de fabricación concentrarán sus esfuerzos en los productos y servicios, el control y la supervisión. Los directores de marketing, en cambio, se centran menos en la planificación, la coordinación y el asesoramiento y más en las relaciones con los clientes y el contacto con el exterior. Los directivos de los departamentos de contabilidad y gestión de recursos humanos dan mucha importancia a la planificación a largo plazo, pero dedican menos tiempo a los productos y servicios que ofrece la organización. Los gestores de contabilidad y finanzas también se ocupan del control y la supervisión de los indicadores de rendimiento, mientras que los gestores de recursos humanos aportan su experiencia en consultoría, coordinación y contactos externos. El énfasis y la intensidad de las actividades de gestión varían considerablemente según el departamento al que esté asignado el directivo.

A nivel personal, saber que la combinación de competencias conceptuales, humanas y técnicas cambia con el tiempo y que las distintas áreas funcionales requieren distintos niveles de actividades de gestión específicas puede servir al menos para dos funciones importantes. En primer lugar, si decide convertirse en directivo, saber que la combinación de capacidades cambia con el tiempo puede ayudarle a evitar la queja habitual de que, a menudo, los empleados jóvenes quieren pensar y actuar como un director general antes de dominar el papel de supervisor de primera línea. En segundo lugar, conocer la diferente combinación de actividades de gestión por área funcional puede facilitarle la selección del área o áreas que mejor se adapten a sus habilidades e intereses.

En muchas empresas, los directivos van rotando por los departamentos a medida que ascienden en la jerarquía. De este modo obtienen una perspectiva completa de las responsabilidades de los distintos departamentos. En sus tareas cotidianas deben hacer hincapié en las actividades adecuadas para sus departamentos y sus niveles directivos. Saber en qué tipo de actividades hay que hacer hincapié es el núcleo del trabajo del directivo. En cualquier caso, volveremos sobre esta cuestión cuando abordemos la naturaleza de las diferencias individuales en el próximo capítulo.